Come scrivere to-do lists che riuscirai a completare

(scritto per inchiostro and paper da Elena Zanon)

Qual è la prima cosa a cui pensi quando sei pieno di lavoro?

‘Non riuscirò a terminare nulla, ho troppe cose da fare!’

Qualche giornata all’inchiostro and paper Lab è proprio così: piena di ordini da preparare, emails e messaggi che aspettano una risposta, uscite all’ufficio postale per spedire i pacchetti e molto altro. Abbiamo cercato per lungo tempo un metodo per memorizzare tutti i tasks da completare durante la settimana e abbiamo scoperto che il metodo migliore per farlo sia utilizzando carta e penna per realizzare la propria to-do list!

Ci piace iniziare la nostra giornata lavorativa con un buon caffè, mentre completiamo la nostra to-do list giornaliera.

Se il tuo desiderio è smetterla di procrastinare sui tuoi progetti e Obiettivi, la to-do list è la miglior soluzione per te: organizzare tutto giorno per giorno, settimana per settimana, ti aiuterà a raggiungere I tuoi obiettivi giornalieri e soprattutto i tuoi sogni.

Ecco quindi una lista di consigli per realizzare una to-do list che riuscirai a completare! Scopri la to-do list che fa per te e condividila usando #inchiostroandpaper.

1. Scrivi una to-do list settimanale con le tasks che hanno maggior urgenza o scadenze ravvicinate.

La settimana lavorativa inizia di lunedì e il metodo migliore per affrontare una settimana produttiva è decidere quali compiti sono più importanti e stabilire gli obiettivi settimanali. Sulla to-do list settimanale non scriverai tutti I tasks, ma solo quelli a cui dare priorità.

2. Scrivi una to-do list giornaliera, organizzando I tasks in ordine di importanza.

Dopo aver completato i tasks urgenti, potrai dedicarti al resto della lista. Il metodo migliore per completare la to-do list giornaliera è quello di stabilire 1–2 tasks impegnativi da suddividere in attività minori.

3. Organizza la tua to-do list giornaliera raccogliendo insieme le attività simili.

Completare attività simili tra di loro ti farà risparmiare tempo e mantenere la concentrazione più a lungo sul tuo lavoro. Potrai decidere ad esempio di controllare le emails durante la prima parte della mattina e dopo la pausa pranzo, mentre il resto della giornata sarà dedicato alla preparazione degli ordini, al terminare i tuoi compiti, scrivere articoli per il tuo blog o creare l’allestimento per le tue prossime fotografie.

4. Non riempire la to-do list giornaliera con troppi tasks da completare e controlla sempre il tempo che hai a disposizione.

Nella to-do list scrivi delle azioni precise e concrete (meglio piccolo tasks che grandi e complessi) e soprattutto misurabili nel tempo. Stabilisci un arco di tempo durante la giornata lavorativa per completare lo specifico task. Per essere più produttivo, ti suggeriamo di utilizzare la tecnica Pomodoro, adattandola al tuo ritmo lavorativo.

5. Crea la tua legenda di keys e utilizzale per spuntare compiti e obiettivi.

Ogni key ha un significato e ti aiuterà a tenere traccia del tuo lavoro durante la giornata. Il giorno seguente troverai facilmente le tasks rinviate e sarai in grado di completarle ed iniziare un nuovo giorno!

Qui puoi trovare un esempio di legenda per la to-do list, ma il metodo è molto semplice: scegli dei segni o simboli e associali ad azioni specifiche (completato, work in progress, rinviato, cancellato, vita privata).

6. Non dimenticare di prenderti un po’ di riposo tra i diversi tasks.

È molto importante fare un po’ di relax dopo aver trascorso del tempo davanti al pc: alzati, bevi una tazza di caffè o della tua bibita preferita, fai qualche passo intorno alla scrivania o nel soggiorno di casa (meglio se all’aria aperta).

Rimanere concentrato è produttivo ma non dimenticare che il tuo cervello e corpo hanno bisogno di riposare!

7. Prepara una 5-minute to-do list.

Utilizzando le to-do lists riuscirai ad essere più produttivo. Con una settimana ben organizzata riuscirai a trovare anche più tempo libero per te stesso e i tuoi hobby. Prepara una 5-minute to-do list e svolgi queste attività quando hai qualche minuto libero, prendendoti cura di te stesso con le piccole azioni.

Nella 5-minute to-do list non dimenticare di inserire le tue attività preferite, come ascoltare il nuovo pezzo della tua band preferita, leggere qualche notizia, cucinarti un delizioso pranzo o ascoltare un podcast.

8. L’ultimo check serale

Dopo una lunga giornata lavorativa ti consigliamo di controllare la tua to-do list segnando con le keys tutti I tasks. Il giorno successivo completa i tasks rinviati e sii pronto ad affrontare una nuova giornata!

Il metodo delle to-do lists è uno strumento utile per essere più organizzati e produttivi. Una volta trovato il metodo migliore per tenere traccia dei tuoi tasks, sarai sicuramente pronto per portare a termine i tuoi obiettivi ogni giorno!

L’articolo in inglese è qui.